MUSÍ MÍT SVJ A BYTOVÉ DRUŽSTVO DATOVOU SCHRÁNKU?

Datové schránky byly zavedeny v r.2009 a mají již své dětské nemoci po zrození za sebou. Jsou určeny ke komunikaci mezi orgány státní správy a fyzickými a právnickými osobami, přičemž právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku ji používat musí, zatímco pro ostatní subjekty je její zřízení dobrovolné, čímž ovšem její používání se pak pro ně stane také povinné.
Z definice subjektů, které datovku mít musí a které nemusí, vyplývá, že SVJ povinnost datovou schránku užívat nemá, pokud o ni samo nepožádá. Bytová družstva nicméně povinnost datovou schránku přednostně užívat mají. 

Jaké jsou pro a proti využívání datových schránek? Je výhodné si ji zřídit?
Výhody:
+ ušetříte za poštovné, všechny dokumenty na úřady státní správy již budete muset posílat datovou schránkou, pokud si ji zřídíte (pokud ji máte a nevyužíváte např. pro podání daňového přiznání a podáte-li jej poštou, čeká vás "motivační" pokuta 2.000 Kč)
+ Datové zprávy nabízí lepší důkazní prostředky, protože odeslanou zprávu si můžete uložit a kdykoli prokázat, co jste přesně úřadu poslali. Oproti tomu z podacího lístku (k doporučené zásilce) nevyčtete, co bylo obsahem dopisu.
+ Výpisy z veřejných i neveřejných rejstříků a registrů získáte zdarma do své datové schránky, zatímco za jejich papírové vyhotovení byste jinak museli platit nemalé poplatky (zajímavé je to jistě v případě insolvenčního rejstříku nebo rejstříku trestů, inslovence členů SVJ je pro výbor klíčová pro řešení jejich případných pohledávek).
+ Pokud si povolíte příjem Poštovních datových zpráv (PDZ), mohou Vám do datové schránky zasílat písemnosti i soukromoprávní subjekty, jako jsou například banky, pojišťovny, dodavatelé energií apod.
+ Vaše záležitosti můžete snadno svěřit jiné osobě, které důvěřujete. Pověřené osoby mohou mít též přístup k Vám dodaným datovým zprávám a mohou za Vás i zprávy posílat. Vám i tak zůstává možnost kontroly, protože jak doručené, tak i odeslané zprávy zůstávají ve schránce po dobu 90-ti dnů
+ Poštovní datové zprávy můžete posílat také soukromoprávním subjektům (fyzické, podnikající fyzické a právnické osoby) ze své datové schránky posílat, ale za poplatek.

Nevýhody:
- uživatelské prostředí datových schránek je mně osobně poněkud uživatelsky nepřátelské, za roky jejich užívání jsem si ale zvykla.
- nikdy nevíte (pokud to opravdu dobře nesledujete), jaká další povinnost vám časem používáním datové schránky vznikne, co dalšího nám naši skvělí zákonodárci zase přidělí k řešení. Z mého pohledu uživatele je to trochu riziko, nicméně ať se mi to líbí nebo ne, já ji jako majitel s.r.o. užívat musím.
- zprávy zůstávají v datové schránce pouze 90 dní, pak se automaticky smažou. Chápu sice, že z důvodu kapacit se nemohou archivovat donekonečna, nicméně uživatelsky je to nepříjemné. Lze si ale u České pošty přikoupit službu Datový trezor. Není to ovšem zrovna levná služba. Cena se řídí množstvím archivovaných zpráv, takže za 200 zpráv v Datovém trezoru zaplatíte 1.320 Kč na rok.
- budete-li potřebovat z dokumentu zaslaného datovou schránkou od jiného subjektu vytvořit dokument "s razítkem" (úředně ověřený dokument) budete jej muset nechat na poště zkonvertovat, tj. ověřit. Snad už se to za ty roky pošty naučily, kdysi to býval ale neskutečný problém. I dnes to může být komplikované, podrobnosti se můžete dočíst přímo na stránkách České pošty (provozovatel) zde.

Pokud datovou schránku máte nebo uvažujete, že si ji zřídíte, rozhodně nezapomeňte nastavit NOTIFIKACI ZPRÁV! Jinak se o nově příchozích dokumentech vůbec nedozvíte. Když nebudete schránku kontrolovat pravidelně, po 90ti dnech se vám zásilka smaže a máte na problém zaděláno. Notifikace mailem jsou zdarma, notifikace sms jsou zpoplatněny.
​
Je také důležité brát v potaz, že dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem přihlášení. Nepřihlásí-li se však nikdo do datové schránky, považuje se až na výjimky dokument za doručený uplynutím lhůty deseti dnů.

Žádost o datovou schránku lze podat několika způsoby. Nejjednodušší variantou (pokud nejste držitelem ověřeného elektronického podpisu) je osobní návštěva Czech POINTu – kontaktního místa veřejné správy.
Další variantou je elektronická žádost, kterou je potřeba potvrdit elektronicky ověřeným podpisem a odeslat na adresu posta@mvcr.cz.
​Konečně poslední možnost: vyplněnou žádost s ověřeným podpisem osobně doneste na podatelnu Ministerstva vnitra.